Comecei a trabalhar de forma remota e de repente tinha três clientes, dois projetos simultâneos e uma lista de pendências que mudava toda semana. Tentei app de tarefas, tentei notas no celular, tentei planilha de papel. O que finalmente organizou tudo foi uma planilha simples no Google Sheets, com colunas que eu mesma defini e fórmulas que aprendi em uma tarde.
Levei alguns meses até confiar de verdade no Excel e no Sheets. A virada foi entender que 80% do que você precisa no dia a dia cabe em meia hora de aprendizado. O resto vai surgindo conforme a necessidade aparece. Esse guia cobre do básico ao avançado, e tem uma apostila em PDF no final para consultar quando precisar.
Excel ou Google Sheets: qual usar?
Por isso, antes de qualquer coisa, preciso responder essa pergunta porque ela muda o que você vai instalar e onde vai praticar.
O Google Sheets é gratuito, funciona direto no navegador (não precisa instalar nada), salva automaticamente na nuvem e dá acesso pelo celular a qualquer hora. Por exemplo, para quem está começando, é a melhor opção sem discussão. Ou seja, você cria uma conta Google, acessa sheets.google.com e já está dentro de uma planilha em trinta segundos.
No entanto, o Microsoft Excel é o mais poderoso dos dois. Na verdade, tem recursos que o Sheets não tem, lida melhor com arquivos muito grandes, e é o padrão em boa parte do mercado de trabalho. Consequentemente, o único ponto negativo é o custo: faz parte do pacote Microsoft 365, que custa em torno de R$35 por mês no plano pessoal. Da mesma forma, existe uma versão gratuita online (excel.com), mas com limitações.
| Critério | Google Sheets | Microsoft Excel |
|---|---|---|
| Preço | Gratuito | Pago (Microsoft 365) ou limitado online |
| Instalação | Não precisa (funciona no navegador) | Aplicativo desktop ou online |
| Salvamento | Automático na nuvem | Manual (Ctrl+S) ou OneDrive |
| Acesso offline | Limitado (precisa configurar) | Total no desktop |
| Compatibilidade | Exporta para .xlsx | Padrão do mercado |
| Para iniciantes | Melhor escolha | Depois de aprender o básico |
| Para uso profissional avançado | Suficiente na maioria dos casos | Mais completo |
A recomendação prática: comece no Google Sheets. Por fim, tudo o que você vai aprender aqui funciona nos dois. Em outras palavras, quando (e se) você precisar migrar para o Excel porque o trabalho exige, você vai se sentir em casa porque a lógica é idêntica.
Entendendo a interface: células, linhas, colunas e abas
Portanto, abra o Google Sheets agora e observe a tela. De fato, parece uma grade imensa de quadradinhos. Por outro lado, cada quadradinho é uma célula, e ela é a unidade básica de tudo em uma planilha. Inclusive, você digita texto, número ou fórmula dentro da célula.
Cada célula tem um endereço, formado pela letra da coluna mais o número da linha. Afinal, a célula no cruzamento da coluna A com a linha 1 se chama A1. Ainda assim, a que fica na coluna C, linha 5, se chama C5. Em contrapartida, esse endereço é como você referencia uma célula numa fórmula. Diante disso, você vai usar isso a vida toda.
Assim, as colunas são as divisões verticais, identificadas por letras (A, B, C… Z, AA, AB…). Nesse sentido, as linhas são as divisões horizontais, identificadas por números (1, 2, 3…). Com isso, no canto superior esquerdo há uma caixinha chamada Caixa de Nome, que mostra o endereço da célula onde você está agora. Por sua vez, clique em qualquer célula e observe esse endereço mudar.
Na parte superior da tela tem a Barra de Fórmulas (uma barra horizontal com “fx” na frente). Ao mesmo tempo, quando você clica numa célula que tem uma fórmula, é ali que você vê o que foi digitado de verdade, mesmo que a célula esteja mostrando apenas o resultado. A partir disso, isso é muito útil para entender o que uma planilha está fazendo.
Por exemplo, na parte inferior da tela você vai ver abas (chamadas de Plan1, Plan2 ou Sheet1). Além disso, uma planilha pode ter várias abas, como se fossem páginas diferentes do mesmo caderno. Por isso, você pode renomear clicando com o botão direito sobre a aba e escolhendo Renomear.
Sua primeira planilha do zero: passo a passo
Vamos criar uma planilha de controle de gastos mensais, que é o exemplo mais prático para quem está começando. No entanto, abra o Google Sheets, clique em “Planilha em branco” e siga os passos abaixo.
Passo 1: crie os cabeçalhos. Clique na célula A1 e digite Data. Portanto, aperte Tab para ir para a célula B1 e digite Descrição. Assim, tab novamente para C1 e digite Categoria. Por exemplo, tab para D1 e digite Valor. Ou seja, esses cabeçalhos identificam o que cada coluna vai guardar.
Passo 2: insira os primeiros dados. Clique na célula A2 e comece a preencher. Na verdade, digite a data (como 30/05/2026), Tab, a descrição do gasto (como Supermercado), Tab, a categoria (Alimentação), Tab, o valor (350). Consequentemente, aperte Enter para ir para a próxima linha e repita para mais alguns gastos.
Passo 3: nomeie a planilha. No canto superior esquerdo, você vê “Planilha sem título”. Da mesma forma, clique ali e escreva um nome, como “Gastos Maio 2026”. Por fim, o Google Sheets salva automaticamente toda alteração, então você não precisa se preocupar em apertar Ctrl+S o tempo todo (mas no Excel desktop, precisa).
Passo 4: ajuste a largura das colunas. Posicione o cursor sobre a linha divisória entre dois cabeçalhos de coluna (como entre A e B) até aparecer uma seta dupla. Em outras palavras, clique duas vezes para ajustar automaticamente a largura ao conteúdo. De fato, ou clique e arraste para definir manualmente.
Ou seja, pronto. Por outro lado, você tem sua primeira planilha funcional. Inclusive, agora vamos deixá-la mais legível.
Formatação básica: como deixar a planilha apresentável
Uma planilha bem formatada não é vaidade. Afinal, é clareza. Ainda assim, quando você ou outra pessoa abrir o arquivo depois, precisa entender rapidamente o que está olhando. Em contrapartida, formatação é comunicação.
Na verdade, para formatar, primeiro selecione as células que você quer alterar. Diante disso, para selecionar uma linha inteira, clique no número da linha. Nesse sentido, para selecionar uma coluna inteira, clique na letra. Com isso, para selecionar um intervalo, clique na primeira célula, segure Shift e clique na última.
Negrito, itálico e tamanho de fonte funcionam exatamente como no Word. Por sua vez, selecione as células, use Ctrl+B para negrito, Ctrl+I para itálico. Ao mesmo tempo, os cabeçalhos quase sempre ficam em negrito para se destacar dos dados.
Cor de preenchimento (fundo da célula): selecione as células, clique no ícone de balde de tinta na barra de ferramentas e escolha uma cor. A partir disso, uma dica que uso com clientes: deixe os cabeçalhos com fundo colorido suave (azul claro, verde claro) e o restante com fundo branco. Além disso, fica elegante sem poluir.
Formato de número: isso é fundamental. Quando você digita 350 em uma célula de valor, o Sheets trata como número genérico. Para exibir como moeda, selecione as células de valor, vá em Formatar > Número > Moeda. O número passa a aparecer como R$350,00. Para percentuais, use Formatar > Número > Porcentagem. Para datas no formato brasileiro, use Formatar > Número > Data.
Alinhamento: texto fica melhor alinhado à esquerda, números à direita. O Sheets faz isso automaticamente, mas você pode ajustar pelos botões de alinhamento na barra de ferramentas.
Congelar linhas e colunas: quando a planilha cresce, o cabeçalho some ao rolar. Por isso, para fixá-lo, vá em Visualizar > Congelar > 1 linha. No entanto, agora ao rolar para baixo, o cabeçalho continua visível. Portanto, funciona igual no Excel.
As fórmulas que você vai usar todo dia
Aqui está a virada de jogo. Assim, fórmula é uma instrução que você dá para a planilha calcular algo. Por exemplo, toda fórmula começa com o sinal de igual (=). Ou seja, sem o =, a planilha trata o que você digitou como texto puro, não como cálculo.
Consequentemente, você não precisa memorizar nada. Na verdade, o Sheets e o Excel têm autocompletar: comece a digitar =SO e ele já sugere SOMA. Consequentemente, use as teclas de seta para navegar nas sugestões e Tab para confirmar.
| Fórmula | O que faz | Exemplo | Resultado |
|---|---|---|---|
| =SOMA() | Soma todos os valores no intervalo | =SOMA(D2:D20) | Soma de D2 até D20 |
| =MÉDIA() | Calcula a média dos valores | =MÉDIA(D2:D20) | Média de D2 até D20 |
| =MÁXIMO() | Retorna o maior valor | =MÁXIMO(D2:D20) | O maior gasto do intervalo |
| =MÍNIMO() | Retorna o menor valor | =MÍNIMO(D2:D20) | O menor gasto do intervalo |
| =CONT.NÚM() | Conta células com números | =CONT.NÚM(D2:D20) | Quantas células têm número |
| =CONT.VALORES() | Conta células não vazias | =CONT.VALORES(B2:B20) | Quantas linhas preenchidas |
O intervalo é a parte entre parênteses: D2:D20 significa “da célula D2 até a célula D20”. Da mesma forma, os dois pontos ( : ) lê-se “até”. Por fim, você também pode selecionar o intervalo com o mouse em vez de digitar: escreva =SOMA(, depois selecione as células com o mouse, e feche o parêntese.
Da mesma forma, na prática: na linha abaixo do seu último dado de gastos, clique numa célula vazia e digita =SOMA(D2:D100). Em outras palavras, isso vai somar todos os valores da coluna D da linha 2 até a 100, mesmo que você ainda só tenha dados até a linha 15. De fato, quando você adicionar novos gastos nas linhas seguintes, a soma atualiza automaticamente.
Fórmulas intermediárias: SE, SOMASE e PROCV sem mistério
Essas três fórmulas assustam muita gente, mas a lógica de cada uma é simples quando você entende o que elas querem fazer.
A fórmula SE toma uma decisão. Ela avalia uma condição e retorna um valor se a condição for verdadeira e outro valor se for falsa. A estrutura é sempre a mesma:
Por fim, =SE(condição, “o que aparece se verdadeiro”, “o que aparece se falso”)
Exemplo concreto: você tem uma planilha de gastos e quer sinalizar automaticamente os gastos acima de R$200. Por outro lado, na célula E2, escreve: =SE(D2>200,”Alto”,”Normal”). Inclusive, o resultado: se o valor em D2 for maior que 200, aparece “Alto”. Afinal, caso contrário, aparece “Normal”. Ainda assim, arraste essa fórmula para as linhas de baixo e ela vai classificar cada gasto automaticamente.
A fórmula SOMASE soma valores, mas só os que atendem a uma condição. Estrutura: =SOMASE(onde verificar, “o que procurar”, onde somar)
Em outras palavras, exemplo: você quer saber quanto gastou só em Alimentação. Em contrapartida, na coluna C você tem as categorias, na coluna D os valores. Diante disso, a fórmula fica: =SOMASE(C:C,”Alimentação”,D:D). Nesse sentido, ela vai na coluna C procurando células com “Alimentação” e soma apenas os valores correspondentes na coluna D. Com isso, perfeito para resumo por categoria.
A fórmula PROCV (ou VLOOKUP em inglês) é a mais temida e a mais poderosa. Ela procura um valor em uma tabela e retorna uma informação relacionada. Pense assim: você tem uma tabela de produtos com código, nome e preço. Você quer digitar o código em outro lugar e a planilha buscar automaticamente o nome e o preço. É exatamente isso que o PROCV faz.
Estrutura: =PROCV(o que procurar, onde procurar (tabela), qual coluna retornar, 0 para exato)
De fato, exemplo: você tem uma tabela na coluna F (códigos) e G (nomes de produtos). Por sua vez, na célula B2, você quer que o nome apareça automaticamente quando digitar o código em A2. Ao mesmo tempo, a fórmula na B2 seria: =PROCV(A2,F:G,2,0). A partir disso, traduzindo: procure o valor de A2 na primeira coluna do intervalo F:G, e quando encontrar, retorne o que está na segunda coluna (por isso o 2). Além disso, o 0 no final significa correspondência exata, ou seja, só retorna se encontrar exatamente o que foi digitado.
O erro mais comum no PROCV é esquecer o 0 no final. Por isso, sem ele, a fórmula usa correspondência aproximada e pode retornar resultados errados sem avisar. No entanto, sempre coloque o 0.
Gráficos: como criar e quando usar cada tipo
Por outro lado, gráfico transforma número em imagem. Portanto, é a forma mais rápida de comunicar uma tendência ou comparação. Assim, o erro mais comum é usar o tipo errado para o dado errado, o que distorce a mensagem.
Para criar um gráfico, selecione os dados que você quer visualizar (incluindo os cabeçalhos), vá em Inserir > Gráfico. Por exemplo, o Sheets sugere automaticamente um tipo. Ou seja, você pode trocar no painel que abre à direita.
Gráfico de barras ou colunas: use quando quiser comparar categorias entre si. Na verdade, exemplo: gastos de janeiro versus fevereiro versus março. Consequentemente, barras são horizontais, colunas são verticais. Da mesma forma, ambas servem para o mesmo propósito, a diferença é só visual.
Gráfico de linhas: use quando quiser mostrar evolução ao longo do tempo. Exemplo: como seus gastos totais variaram mês a mês ao longo do ano. A linha conecta os pontos e deixa a tendência clara.
Gráfico de pizza: use apenas para mostrar proporções de um todo, com no máximo cinco ou seis fatias. Exemplo: qual porcentagem dos seus gastos vai para cada categoria (Alimentação 35%, Moradia 40%, Lazer 15%, Outros 10%). Se você tem mais de seis categorias, a pizza vira um caos ilegível. Use barras nesse caso.
Inclusive, para personalizar o gráfico, clique duas vezes sobre ele para abrir o editor. Por fim, você pode mudar o título, as cores, adicionar rótulos de dados (os números aparecendo em cima de cada barra), alterar o tipo de gráfico e ajustar a legenda. Em outras palavras, um título descritivo faz muita diferença: “Gastos por Categoria: Maio 2026” é muito mais útil do que “Gráfico 1”.
Tabelas dinâmicas: o recurso que parece difícil mas não é
Se você tem uma lista longa de dados (centenas ou milhares de linhas) e quer resumir tudo por categoria, período ou qualquer outro critério, a tabela dinâmica faz isso em segundos. De fato, sem fórmula nenhuma.
Afinal, imagine uma planilha com 500 linhas de gastos do ano inteiro. Por outro lado, você quer saber: quanto gastei em cada categoria, mês a mês? Inclusive, sem tabela dinâmica, você precisaria criar SOMASE para cada combinação de mês e categoria. Afinal, com tabela dinâmica, você arrasta dois campos e o resumo aparece pronto.
Para criar no Google Sheets: clique em qualquer célula dentro dos seus dados, vá em Inserir > Tabela dinâmica. Ainda assim, o Sheets vai perguntar onde criar: escolha “Nova planilha” para não misturar com os dados. Em contrapartida, na nova aba, aparece o painel de configuração.
Ainda assim, no painel, você tem quatro áreas: Linhas, Colunas, Valores e Filtros. Diante disso, arraste o campo “Categoria” para Linhas, e o campo “Valor” para Valores (o Sheets automaticamente vai sugerir Soma). Nesse sentido, pronto: você tem um resumo do total gasto por categoria. Com isso, arraste “Mês” para Colunas e o resumo passa a mostrar o total de cada categoria por mês.
No Excel, o processo é parecido: Inserir > Tabela Dinâmica. Por sua vez, a lógica dos campos é a mesma. Ao mesmo tempo, se você aprendeu em um, aprende no outro em dois minutos.
Formatação condicional e validação de dados
Em contrapartida, esses dois recursos deixam a planilha mais inteligente, ou seja, ela começa a te avisar de problemas e guiar quem preenche os dados.
Formatação condicional muda automaticamente a cor de uma célula com base no seu valor. A partir disso, exemplo prático: em uma planilha de metas, você quer que células com valor abaixo de 50% apareçam em vermelho e acima de 80% em verde. Além disso, sem precisar fazer nada manualmente.
Para aplicar: selecione as células, vá em Formatar > Formatação condicional. Por isso, aparece um painel onde você define a regra (“É menor que”) e o valor (50), e escolhe a formatação (fundo vermelho). No entanto, adicione outra regra para o verde. Portanto, a planilha aplica automaticamente para todos os valores do intervalo, incluindo novos dados que você inserir depois.
Diante disso, usos comuns: destacar gastos acima do orçamento, marcar tarefas atrasadas, colorir notas por faixa de desempenho, sinalizar estoques abaixo do mínimo.
Validação de dados impede que alguém (ou você mesmo) insira algo errado em uma célula. Exemplo: na coluna de Categoria, você quer aceitar apenas “Alimentação”, “Moradia”, “Lazer” ou “Outros”. Com validação, ao clicar na célula, aparece um menu dropdown com essas opções. Digitar qualquer outra coisa gera um aviso ou é bloqueado.
Para configurar: selecione as células, vá em Dados > Validação de dados > Adicionar regra. Assim, escolha “Lista suspensa”, insira as opções separadas por vírgula. Por exemplo, pronto. Ou seja, isso evita inconsistências de digitação (como “alimentacao” em vez de “Alimentação”) que quebram as fórmulas de SOMASE mais tarde.
Atalhos de teclado que economizam horas
Nesse sentido, spoiler: quem usa planilha com eficiência real raramente tira a mão do teclado para pegar o mouse. Na verdade, os atalhos abaixo são os que fazem diferença no uso diário. Consequentemente, a maioria funciona igual no Excel e no Google Sheets.
| Ação | Excel (Windows) | Google Sheets | Mac (ambos) |
|---|---|---|---|
| Salvar | Ctrl+S | Automático | Cmd+S |
| Desfazer | Ctrl+Z | Ctrl+Z | Cmd+Z |
| Refazer | Ctrl+Y | Ctrl+Y | Cmd+Y |
| Negrito | Ctrl+B | Ctrl+B | Cmd+B |
| Copiar | Ctrl+C | Ctrl+C | Cmd+C |
| Colar | Ctrl+V | Ctrl+V | Cmd+V |
| Colar sem formatação | Ctrl+Shift+V | Ctrl+Shift+V | Cmd+Shift+V |
| Selecionar coluna inteira | Ctrl+Espaço | Ctrl+Espaço | Ctrl+Espaço |
| Selecionar linha inteira | Shift+Espaço | Shift+Espaço | Shift+Espaço |
| Ir para última célula com dado | Ctrl+Seta | Ctrl+Seta | Cmd+Seta |
| Inserir linha | Ctrl+Shift++ | Ctrl+Alt+I, R | Cmd+Shift++ |
| Deletar linha | Ctrl+- | Ctrl+Alt+E, D | Cmd+- |
| Buscar e substituir | Ctrl+H | Ctrl+H | Cmd+H |
| Aplicar formato de moeda | Ctrl+Shift+4 | Ctrl+Shift+4 | Cmd+Shift+4 |
| Preencher para baixo | Ctrl+D | Ctrl+D | Cmd+D |
O Ctrl+D merece destaque especial. Da mesma forma, se você tem uma fórmula em E2 e quer aplicá-la nas células E3 até E100, selecione E2:E100 e aperte Ctrl+D. Por fim, a fórmula é copiada para todas as linhas selecionadas, ajustando automaticamente as referências de célula. Em outras palavras, isso economiza minutos toda vez que você formata uma planilha grande.
Excel e Google Sheets no celular: o que dá e o que não dá pra fazer
A partir disso, tanto o Excel quanto o Google Sheets têm apps para Android e iPhone. De fato, a experiência no celular é funcional para consultar dados e fazer edições simples, mas tem limitações que precisam ficar claras para você não se frustrar.
O app do Google Sheets (gratuito) é melhor para o uso mobile do que o Excel Mobile. Por outro lado, você consegue visualizar planilhas, editar células, fazer fórmulas básicas e criar gráficos simples. Inclusive, o que fica complicado no celular: formatar extensamente, trabalhar com tabelas dinâmicas, e qualquer coisa que exija selecionar grandes intervalos com precisão.
Com isso, o Excel no celular exige conta Microsoft 365 para editar planilhas maiores. Afinal, para visualização e edições pontuais em arquivos pequenos, funciona sem assinatura.
Na prática: use o celular para consultar planilhas, fazer um lançamento rápido que você quer registrar agora, ou mostrar um dado para alguém. Ainda assim, para criar planilhas, formatar e usar fórmulas complexas, use o computador. Assim como em qualquer ferramenta profissional, o celular é complemento, não substituto. Em contrapartida, se quiser proteger as informações da sua planilha no celular, as mesmas práticas de segurança que aplicamos em outros apps valem aqui, como explicamos no guia sobre configurações contra furtos e roubos.
Baixe a apostila completa em PDF
Por sua vez, tudo o que foi explicado aqui, mais exercícios práticos com gabarito, exemplos de planilhas prontas para copiar e um resumo visual de todas as fórmulas, está organizado na apostila em PDF. Diante disso, você pode salvar, imprimir e consultar offline sempre que precisar.
A apostila cobre do básico ao avançado no mesmo nível de detalhe deste artigo, com representações visuais das planilhas e passo a passo numerado para cada recurso. Nesse sentido, é o material de referência que você vai querer ter quando travar em alguma fórmula às 23h sem internet.
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Dúvidas frequentes
Excel é pago? Tem como usar de graça?
Ao mesmo tempo, o Excel desktop faz parte do pacote Microsoft 365, que custa em torno de R$35 por mês no plano pessoal ou R$350 por ano. Com isso, existe uma versão gratuita online em office.com, mas com funcionalidades limitadas (sem tabela dinâmica completa, sem alguns recursos de formatação avançada). Por sua vez, a alternativa gratuita mais completa é o Google Sheets, que cobre 95% do que a maioria das pessoas precisa no dia a dia.
Google Sheets é tão bom quanto o Excel?
Para a maioria dos usos, sim. Ao mesmo tempo, o Sheets tem todas as fórmulas essenciais, gráficos, tabelas dinâmicas e formatação condicional. A partir disso, a diferença fica evidente em planilhas muito grandes (acima de 100 mil linhas), recursos de análise estatística avançada e macros complexas. Além disso, se você está usando para controle pessoal, pequenos negócios ou tarefas do trabalho que não envolvem datasets gigantes, o Sheets resolve muito bem e tem a vantagem do colaboração em tempo real sem precisar enviar arquivo por e-mail.
Como aprender Excel mais rápido?
Além disso, a forma mais eficiente que vi funcionar com clientes é a seguinte: escolha um problema real que você tem hoje (controlar gastos, organizar lista de tarefas, fazer uma tabela de preços) e resolva esse problema com a planilha. Por isso, aprendizado orientado a problema real é muito mais eficiente do que fazer cursos sem aplicação imediata. No entanto, use este guia e a apostila como referência quando travar, não como roteiro a seguir do início ao fim antes de começar.
Existe certificado de Excel gratuito?
Sim. Portanto, a Microsoft oferece o Microsoft Office Specialist (MOS), mas esse é pago e exige prova. Assim, para certificado gratuito, o Google tem o Google Career Certificates que inclui Google Sheets no contexto de análise de dados. Por exemplo, o LinkedIn Learning também oferece cursos com certificado de conclusão. Ou seja, para o mercado de trabalho, o certificado ajuda, mas o que realmente conta é conseguir demonstrar o que você sabe fazer. Na verdade, uma planilha bem-feita em um teste prático vale mais do que um certificado numa prova teórica.
Posso usar o Excel offline sem internet?
O Excel desktop funciona completamente offline. Consequentemente, o Google Sheets também pode ser configurado para uso offline: abra o Chrome, vá nas configurações do Google Drive, e ative “Offline”. Da mesma forma, a sincronização acontece automaticamente quando a internet voltar. Por fim, importante: o modo offline do Sheets funciona só no Chrome e só para arquivos que você marcou para acesso offline.
Qual a diferença entre SOMA e SOMASE?
SOMA soma tudo no intervalo, sem condição nenhuma. Em outras palavras, sOMASE soma apenas os valores que atendem a um critério específico. De fato, se você quer saber o total geral de todos os gastos do mês, use SOMA. Por outro lado, se você quer saber só o total gasto em Alimentação, use SOMASE. Inclusive, na prática, você vai acabar usando as duas juntas: SOMA para totais gerais e SOMASE para subtotais por categoria, período ou qualquer outro filtro que você precisar.
